Contoh Disain UseCase Perancangan Sistem, Sistem, Informasi, Penjualan, Produk

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PRODUK

PADA PT. BOGA RASA PARADARMA

TATIK NUR ROHMAWATI 3120904009

ABSTRAK

PT. Boga Rasa Paradarma adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan makanan. Perusahaan melakukan proses produksi berdasarkan pesanan dari pelanggan. Selama ini, proses pengolahan data penjualan masih dilakukan secara manual yang menyebabkan terjadinya kesalahan dalam penanganan data pesanan. Perancangan Sistem Informasi Penjualan Produk pada PT. Boga Rasa Paradarma dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah dalam penanganan pengolahan data penjualan yang lebih efektif dan efisien, serta dapat mempercepat dalam proses penghitungan jumlah produk pesanan yang akan diproduksi. Perancangan Sistem Informasi Penjualan Produk pada PT. Boga Rasa Paradarma dilakukan dengan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem. Dalam sistem ini, user dapat memasukkan data penjualan dan dapat melakukan penghitungan jumlah produk yang akan diproduksi serta dapat membuat surat jalan, faktur dan laporan penjualan.

Kata Kunci :

Perancangan Sistem, Sistem, Informasi, Penjualan, Produk

A. PENDAHULUAN

Kegiatan perusahaan sangat banyak macamnya, kegiatan penjualan barang adalah salah satunya. Penjualan adalah suatu transaksi terpenting dalam perusahaan. Dengan adanya penjualan berarti ada proses pemesanan yang mempengaruhi proses produksi. Dari pesanan pelanggan, perusahaan bisa aktif melaksanakan kegiatan bisnisnya sehingga proses pemesanan harus dikelola dengan semaksimal mungkin agar penjualan bisa dilakukan secara maksimal serta perusahaan bisa mendapatkan laba diatas rataan.

PT. Boga Rasa Paradarma adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan makanan. Perusahaan berjalan atas pesanan dari pelanggan atau on job order.

Sehingga pengolahan data penjualan harus dilakukan dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan. Pengolahan data pemesanan dalam perusahaan masih membutuhkan waktu yang lama dan sering terjadi kesalahan, baik dalam proses penghitungan jumlah produk pesanan maupun proses penulisan surat jalan yang diakibatkan oleh sistem yang manual.

Oleh karena itu, penulis ingin merancang sistem baru agar sistem informasi penjualan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat waktu serta lebih efektif dan efisien dalam pengolahan datanya.

A.1 Identifikasi Masalah

Setelah penulis melakukan penelitian, penulis menemukan beberapa kekurangan didalam sistem informasi penjualan produk pada PT. Boga Rasa Paradarma, yaitu :

1.        Sering terjadi pemesanan ganda oleh pelanggan.

2.        Proses pemesanan yang dilakukan kurang efektif dan efisien sehingga memperlambat pengiriman.

3.        Pengolahan data pesanan yang lambat.

4.        Terjadi kesalahan dalam penulisan surat jalan.

A.2 Rumusan Masalah

Dari identifikasi masalah yang telah dikemukakan, penulis membuat rumusan masalah yaitu

1.        Dari sistem penjualan yang berjalan saat ini perlukah perbaikan standar operasi prosedur sistem penjualan ?

2.        Bagaimana cara perancangan dan pengembangan aplikasi yang digunakan?

3.        Perlukah dibuat prosedur sistem penjualan yang baru dan pengembangan aplikasi yang digunakan ?

A.3 Tujuan

1.      Memperbaiki standar operasi prosedur sistem penjualan yang telah berjalan.

2.      Memperbaiki sistem yang telah berjalan menuju sistem berbasis komputerisasi.

3.      Menyediakan form penghitungan jumlah produk yang akan diproduksi.

4.      Meminimalisir pemesanan ganda.

B. METODE PENELITIAN

1.        Metode Pengumpulan Data

Dalam metode pengumpulan data ini, penulis menggunakan beberapa teknik yaitu:

a.         Wawancara / Interview

b.         Observasi

c.         Penelitian Kepustakaan

2.        Metode Perancangan Sistem

Dalam perancangan sistem, penulis menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem ( system development life cycle – SDLC ) yaitu aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam metode ini adalah :

a.       Perencanaan

b.      Analisis

c.       Desain

d.      Implementasi

C. ANALISA DAN RANCANGAN

C.1 Prosedur System Yang Berjalan

Ada beberapa prosedur yang berjalan dalam perusahaan dalam sistem penjualan, antara lain;

1.    Pemesanan Produk

Dalam pemesanan produk, perusahaan sudah memiliki pelanggan tetap sehingga tidak diperlukan lagi penawaran. Pelanggan mengirimkan fax berupa PO ( Purchase Order ) ataupun melalui telepon secara langsung. Setelah ada Purchase Order, PPIC menginput data pesanan dan membuat WO ( Work Order ). Work Order diserahkan kebagian Produksi untuk memproduksi sesuai pesanan. Berdasarkan Purchase Order, Marketing juga melakukan konfirmasi ulang mana saja barang yang dapat dikirim sesuai permintaan dan kapan tanggal pengiriman serta produk yang batal . Setelah dinyatakan valid maka marketing membuka DO (Delivery Order). Jika ada produk yang batal atau tambahan maka marketing melakukan konfirmasi dengan PPIC.

2.      Produksi Produk

Proses produksi dilakukan berdasarkan Work Order yang diturunkan. Work Order dapat terjadi refisi baik ada penambahan maupun pengurangan.

3.        Pembuatan Surat Jalan

Surat jalan dibuat berdasarkan DO (Delivery Order) yang diberikan oleh marketing.

4.      Pengiriman Produk

Produk yang sudah selesai produksi disetor kepacking dan dilakukan proses pengemasan dan penyusunan sesuai Surat Jalan atau Pesanan. Setelah itu baru disetor ke gudang dan dilakukan pengecekan, apakah produk tersebut sesuai dengan surat jalan. Jika sesuai maka surat jalan dinyatakan Valid dengan dibubuhi tanda tangan dan cap stempel dan produk siap untuk dikirim.

C.2  Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar use case diagram Sistem yang Berjalan

Keterangan:

PO                 : Purchase Order

WO               : Work Order

DO                : Delivery Order

SJ                  : Surat Jalan

1. 

2. 

2.5 

2.5.1 

2.5.2 

C.3 Permasalahan Yang Dihadapi

          Dalam sistem penjualan yang telah berjalan ada beberapa permasalahan yang dihadapi, yaitu :

1.      Terjadi keterlambatan dalam pengiriman PO ( purchase order ) dari pelanggan yang diakibatkan karena mesin fax error.

2.      Divisi produksi melakukan proses produksi sebelum marketing melakukan konfirmasi terhadap pelanggan.

3.      Terjadi keterlambatan dalam pembuatan WO ( work order ) karena proses pengelolaan data pesanan kurang efektif dan masih menggunakan cara manual.

4.      Terjadi kesalahan dalam penulisan surat jalan.

Hal ini disebabkan karena terjadi kesalahan dalam pembacaan DO, serta kurang efektifnya dalam penyimpanan dokumen..

C.4 Alternatif Pemecahan Masalah

            Ada beberapa alternatif untuk memecahkan masalah tersebut, yaitu:

1.      Pihak marketing harus melakukan konfirmasi terlebih dahulu sebelum PPIC membuat WO.

2.      Membuat jadwal batas pembatalan serta penambahan pesanan untuk pelanggan, agar divisi produksi bisa bekerja secara efektif, serta tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman.

3.      Merancang serta membuat aplikasi untuk pengolahan data pesanan agar lebih efektif dan efisien.

4.      Mengimplementasikan aplikasi yang dibutuhkan dalam pengolahan data pesanan tersebut.

C.5 Sistem Yang Diusulkan

C.5.1 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Dari permasalahan yang ada dalam sistem penjualan PT Boga Rasa Paradarma serta berbagai alternatif pemecahan masalah tersebut, maka penulis mengusulkan sebuah rancangan serta pengembangan aplikasi sistem penjualan guna mempermudah dalam pengolahan data penjualan agar lebih efektif dan efisien. Dalam aplikasi ini disediakan form WO ( work order) guna mempermudah dan mempercepat dalam proses penghitungan jumlah produk yang akan diproduksi sesuai dengan pesanan pelanggan.

C.5.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Dalam perancangan sistem usulan ini dikelola oleh Administrasi dan user. Administrasi adalah orang yang mengelola serta melakukan maintenance aplikasi secara menyeluruh dan dapat melakukan tambah user, edit user, hapus data user, tambah pelanggan, edit pelanggan, hapus pelanggan, tambah produk, edit produk dan hapus produk. Sedangkan user adalah pengguna aplikasi. Dalam aplikasi ini user dapat melakukan input data PO ( Purchase Order ), membuat WO ( Work Order ), membuat surat jalan, faktur dan laporan penjualan.

Prosedur sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1.      Administrasi Melakukan Login

a.       Administrasi memasukan username, password dan level Administrasi.

b.      Apabila username dan password yang dimasukkan benar maka username valid dan akan tampil halaman home Administrasi.

c.       Apabila username dan password tidak benar, maka akan muncul tampilan informasi tidak valid.

2.      Administrasi Mengelola User

Administrasi melakukan tambah user dan edit user jika diperlukan. Jika ada user yang tidak berhak melakukan akses maka Administrasi berhak memblokir user tersebut.

3.      Administrasi Mengelola Pelanggan

Administrasi melakukan tambah pelanggan dan edit pelanggan jika diperlukan.

4.      Administrasi Mengelola Produk

Administrasi melakukan tambah produk dan edit produk jika diperlukan. Melakukan update harga setiap terjadi perubahan.

5.      User melakukan login

a.       User memasukkan username, password dan level user.

b.      Apabila username dan password yang dimasukkan benar maka username valid dan akan tampil kehalaman home user.

c.       Apabila username dan password tidak benar maka akan muncul informasi tidak valid.

6.      User Menginput PO

User memasukan data pesanan pelanggan

7.      User Membuat WO

User melakukan proses hitung jumlah produk yang harus diproduksi serta mencetak WO.

8.      User Membuat Surat Jalan

User mencetak surat jalan berdasarkan PO yang diterima.

9.      User Membuat Faktur

User membuat faktur berdasarkan PO yang diterima

10.  User Membuat Laporan Penjualan

User mencetak laporan penjualan berdasarkan periode tertentu.

C.5.3 Analisa UML yang Diusulkan

C.5.3.1 Use Case Diagram

Gambar Use Case Sistem Usulan

Keterangan :

PO              : Purchase Order

WO             : Work order

SJ                : Surat Jalan

Admin        : Administrasiistrasi

C.5.3.2  Skenario Use Case

Nama use case	: Login
Aktor	: Administrasi
Tujuan	: untuk melakukan login agar bisa terhubung dengan  aplikasi

Tabel 4. 1 Skenario use case login

Administrasi	Sistem
1.      Memasukkan username
2.      Memasukkan password
3.      Memilih level
	4.      Melakukan validasi username, password dan level

abel 4.2 Skenario use case mengelola user

Nama use case	: Mengelola user
Aktor	: Administrasi
Tujuan	: Untuk melakukan update data user

Administrasi	Sistem
1.      Memilih menu user
	2.      Menampilkan halaman user
3.      Menentukan apakah ingin melihat data user, tambah user atau edit user
	4.      Menampilkan menu yang dipilih Administrasi
	5.      Melakukan proses baca data
	6.      Melakukan proses simpan atau batal

Nama use case	: Mengelola pelanggan
Aktor	: Administrasi
Tujuan	: Untuk melakukan update data pelanggan

Tabel 4. 3 Skenario use case mengelola pelanggan

Administrasi	Sistem
1.      Memilih menu pelanggan
	2.      Menampilkan hal pelanggan
3.      Menentukan apakah ingin melihat data pelanggan, tambah pelanggan atau edit pelanggan.
	4.      Menampilkan menu yang dipilih Administrasi
	5.      Melakukan proses baca data
	6.      Melakukan proses simpan atau batal

Nama use case	: Mengelola produk
Aktor	: Administrasi
Tujuan	: Untuk melakukan update data produk

Tabel 4. 4 Skenario use case mengelola produk

Administrasi	Sistem
1.      Memilih menu produk
	2.      Menampilkan halaman produk
3.      Menentukan apakah ingin melihat data produk, tambah produk atau edit produk.
	4.      Menampilkan menu yang dipilih Administrasi
	5.      Melakukan proses baca data
	6.      Melakukan proses simpan atau batal

Nama use case	: Input PO
Aktor	: User
Tujuan	: Untuk memasukan data pesanan pelanggan

Tabel 4. 5 Skenario use case input PO

User	Sistem
1.      Memilih menu pesanan
	2.      Menampilkan form pesanan
3.      Memasukan data pesanan
	4.      Melakukan proses simpan atau batal.

Nama use case	: Membuat WO
Aktor	: User
Tujuan	:Untuk menghitung jumlah produksi produk yang dipesan oleh pelanggan

Tabel 4. 6 Skenario use case membuat WO

User	Sistem
1.      Memilih menu WO
	2.      Menampilkan form WO
3.      Memasukan data
	4.      Melakukan proses hitung jumlah , simpan, cetak atau batal

Nama use case	: Membuat Surat Jalan
Aktor	: User
Tujuan	: Untuk membuat surat jalan sesuai dengan pesanan pelanggan

Tabel 4. 7 Skenario use case membuat surat jalan

User	Sistem
1.      Memilih menu surat jalan
	2.      Menampilkan form surat jalan
3.      Memasukan data
	4.      Melakukan proses simpan, cetak atau batal

Nama use case	: Membuat faktur
Aktor	: User
Tujuan	: Untuk membuat faktur sesuai dengan pesanan pelanggan

Tabel 4. 8 Skenario use case membuat faktur

User	Sistem
1.      Memilih menu faktur
	2.      Menampilkan form faktur
3.      Memasukan data
	4.      Melakukan proses create, simpan, cetak atau batal

Nama use case	: Membuat Laporan Penjualan
Aktor	: User
Tujuan	: Untuk membuat laporan penjualan sesuai periode yang diinginkan

Tabel 4. 9 Skenario use case membuat laporan penjualan

User	Sistem
1.      Memilih menu laporan
	2.      Menampilkan form laporan
3.      Memasukan data
	4.      Melakukan simpan atau cetak

C.5.3.3  Activity Diagram

C.5.3.3.1  Activity Diagram Login

Gambar  Activity Diagram Login

C.5.3.3.2  Activity Diagram Mengelola User

Gambar  Activity Diagram Mengelola User

C.5.3.3.3  Activity Diagram Mengelola Pelanggan

Gambar  Activity Diagram Mengelola Pelanggan

C.5.3.3.4  Activity Diagram Mengelola Produk

Gambar  Activity Diagram Mengelola Produk

C.5.3.3.5  Activity Diagram Input PO

Gambar  Activity Diagram Input PO

C.5.3.3.6  Avtivity Diagram Membuat WO

Gambar Activity Diagram Membuat WO

C.5.3.3.7  Activity Diagram Membuat Surat Jalan

Gambar  Activity Diagram Membuat SJ

C.5.3.3.8  Activity Diagram Membuat Faktur

Gambar  Activity Diagram Membuat Faktur

C.5.3.3.9  Activity Diagram Membuat Laporan Penjualan

Gambar  Activity Diagram Membuat Laporan

C.5.3.4  Sequence Diagram

C.5.3.4.1  Sequence Diagram Login

Gambar  Sequence Diagram Login

C.5.3.4.2  Sequence Diagram Mengelola User

Gambar  Sequnce diagram Mengelola User

C.5.3.4.3  Sequence Diagram Mengelola Pelanggan

Gambar  Sequence Diagram Mengelola Pelanggan

C.5.3.4.4  Sequence Diagram Mengelola Produk

Gambar  Sequence diagram Mengelola Produk

C.5.3.4.5 Sequence Diagram Input PO

Gambar  Sequence Diagram Input PO

C.5.3.4.6  Sequence Diagram Membuat WO

Gambar  Sequnce Diagram Membuat WO

C.5.3.4.7  Sequence Diagram Membuat SJ

Gambar  Sequnce Diagram membuat Surat Jalan

C.5.3.4.8  Sequence Diagram Membuat Faktur

Gambar  Sequence Diagram Membuat Faktur

C.5.3.4.9  Sequence Diagram Membuat Laporan Penjualan

Gambar  Sequence Diagram Membuat Laporan

C.5.4 ERD ( Entity Relationship Diagram )

Gambar  ERD Sistem Usulan

C.5.5 Class Diagram

Gambar Class Diagram Sistem Usulan

C.5.6  Rancangan Masukan Layar

            Ada beberapa layar masukan yang digunakan untuk memasukan data, antara lain:

1.      Layar Login

Gambar Layar Login

2.      Layar Input PO

Gambar Layar Input PO

3.      Layar Untuk Tambah User

Gambar Layar Tambah User

4.      Layar  Tambah Pelanggan

Gambar Layar Tambah Pelanggan

5.      Layar Untuk mengelola Produk

Gambar Layar Tambah Produk

C.5.7 Rancangan Keluaran Layar

Ada beberapa keluaran layar yang digunakan oleh user dalam pengelolaan data penjualan, antara lain:

1.      Layar Data User

Gambar Layar Keluaran Data User

2.      Layar Data Pelanggan

Gambar Layar Keluaran data Pelanggan

3.      Layar Data Produk

Gambar Layar Keluaran Data Produk

4.      Layar Keluaran WO

Gambar Layar Keluaran WO

5.      Layar Surat Jalan

Gambar Layar Keluaran Surat Jalan

6.      Layar Faktur

Gambar Layar Keluaran Faktur

7.      Layar Laporan

Gambar Layar Keluaran Laporan

D. KESIMPULAN

Dari analisa yang telah dilakukan, ada beberapa kesimpulan yang didapat yaitu :

1.      Sistem informasi penjualan yang berjalan saat ini masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan datanya.

2.      Penghitungan jumlah produksi sesuai pesanan masih kurang efektif dan efisien.

3.      Jika terjadi keterlambatan dalam melakukan input purchase order pelanggan dan penghitungan jumlah produksi, maka akan mempengaruhi kinerja karyawan dan akan menambah biaya lembur.

4.      Dalam pembuatan surat jalan, administrasi masih melakukan kesalahan dan belum melakukan penyimpanan data secara rapi.

E. DAFTAR PUSTAKA

Ashton, Robert, 2005,“How To Sell Cara Cepat Menjual”, Erlangga

Bin Ladjamudin, Al Bahra, 2005,”Analisa desain sistem informasi”, Yogyakarta:Graha ilmu.

Hariyanto, Bambang, 2004,“Rekayasa sistem berorientasi objek”, Bandung:Informatika. 

Hariyanto, Bambang, 2004,“Sistem Manajemen basis data”, Bandung:Informatika. 

Henderi, 2007,”Analysis and Design System with Unified Modeling Language (UML)”, Tangerang: STMIK Raharja.

Henderi, 2007,”Advanced Modeling with Unified Modeling Language (UML)”, Tangerang: STMIK Raharja.

Indriyana, Indah, 2002,”Tugas Akhir Membuat Aplikasi Penjualan Barang dengan Visual Basic 6,0”, Penerbit Alif Media.

Jogiyanto, 2008,”Sistem Teknologi Informasi”, Yogyakarta:Penerbit Andi.

Madcoms, 2011,”Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver dan PHP-MySQL”, Yogyakarta:Penerbit Andi.

Mcleod, Raymond, 2008, “Sistem Informasi manajemen”, Jakarta: PT Prenhallindo.

Nugroho, Adi,2004, “Konsep pengembangan Sistem Basis data”, Bandung:Informatika. 

Rangkuti, Freddy, 2009, “Strategi Promosi yang Kreatif dan Analisis Kasus Integrated Marketing communication”, Jakarta:PT Gramedia Pustaka.

Sadeli, Muhammad, 2011, “Membuat Toko online dengan PHP untuk Orang Awam”, Palembang: Maxikom.

Sadeli, Muhammad, 2011, “7 jam Belajar Interaktif  Dreamweaver CS5 untuk Orang Awam”, Palembang: Maxikom.

Saladin, Djaslim, 2004, “Manajemen Pemasaran, analisis, perencanaan dan pengendalian”, Bandung: Linda Karya.

Siagian, Yolanda, 2004, Supply Chain Manajemen dalam Dunia Bisnis, Grasindo

Sidik, Betha, 2004, “Pemrograman web dengan PHP”, Bandung:Informatika. 

Tersedia : http://books,google,co,id/books( 05 November 2012)

Tersedia : http://google,co,id/ (30 Oktober 2012)

Tersedia : http:// rosni-gj,staff,gunadarma,ac,id ( 09 Desember 2012)

Tersedia:http://www,scribd,com/doc/30914906/Pengertian-Database/yudo nugroho (9 Desember 2012)

Tjiptono, dkk, 2008, “Pemasaran Strategik”, Yogyakarta : Andi

Kunjungi